ثبت رسمی نشانی محل زندگی

همه‌ی کسانی که برای زندگی به آلمان می‌آیند و یا  در این کشور جایی به جای دیگر نقل مکان می‌کنند، باید نشانی محل زندگی خود را در ادارت مربوطه (که عمدتا در Bürgeramt یا Bürgerbüro هستند) ثبت کنند. به لحاظ قانونی، موظفید ظرف دو هفته پس از ورود به منزل جدید اقدام به انجام این کار نمایید. اگر این کار را انجام نداده و یا با تاخیر انجام دهید، ممکن است مجبور به پرداخت جریمه‌ی نقدی شوید. بعد از ثبت محل زندگی، یک سند رسمی‌  (Amtliche Meldebestätigung)دریافت می‌کنید. از این برگه به خوبی نگهداری کنید. با استفاده از آن – حتی بدون داشتن کارت شناسایی – می‌توانید ثابت کنید که در یک شهر یا منطقه‌ای از آلمان ثبت‌ شده و در آنجا اقامت دارید.

نکته‌ی حائز اهمیت: در شهرهای بزرگ، اغلب گرفتن وقت برای ثبت نشانی کار دشواری است. اگر نتوانستید ظرف دو هفته نشانی خود را ثبت کنید، کافی‌است که در این مدت برای گرفتن وقت اقدام کرده و تاریخ آن را مشخص کرده باشید. با این کار، وظیفه‌ی قانونی خود را انجام داده و دچار مشکل نخواهید شد.

برای این کار باید به طور حضوری به اداره‌ی مربوطه (Einwohnermeldeamt یا Bürgeramt) مراجعه نمایید. شعبات این ادارات در شهرهای مختلف را در وب‌سایت melderegister-auskunft.de خواهید یافت. 

هنگام مراجعه این مدارک را باید به همراه داشته باشید:

• مدارک هویتی:

  - برای شهروندان آلمانی: کارت شناسایی، پاسپورت، پاسپورت کودکان.

  - برای اتباع خارجی: پاسپورت ملی و اجازه‌ی اقامت.

باید مدارک هویتی تمام افرادی که قرار است با شما زندگی کنند (برای مثال همسر و فرزندان) را به همراه داشته باشید. 
 

• فرم ثبت نشانی:

  - برای زوج‌ها یا خانوار دو نفره، یک فرم کافی است.

  - در صورتی که تعداد افراد در خانه بیش از دو نفر باشد، باید فرم‌ تکمیلی نیز پر شود. 

نکته‌ی حائز اهمیت: فرم‌ها را می‌توانید یا در وب‌سایت اداره‌ی مربوطه در محل زندگی خود پیدا و چاپ کنید و یا نسخه‌ی کاغذی آن را از همان اداره دریافت کنید. 

• اسناد ثبت احوال:

  - ممکن است از شما خواسته شود که سند ازدواج (عقد‌نامه یا نکاح‌خط) و یا شناسنامه (تذکره) خود را هم  نشان دهید، به خصوص اگر اولین باری است که در آلمان ثبت می‌شوید.

تلاش کنید تا جای ممکن تمام اسناد و مدارک شناسایی خود را به همراه داشته باشید. 

• تاییدیه‌ی صاحب‌خانه:

  -  پس از اسکان شما در خانه‌ی جدید، صاحب‌خانه باید نهایتا ظرف دو هفته تاییدیه‌ی کتبی به شما بدهد که در آن قید شده شما ساکن آن خانه هستید. 

  - تأییدیه باید حاوی نام و نشانی صاحبخانه، تاریخ نقل‌مکان، نشانی خانه و نام تمام افرادی باشد که به آن خانه نقل‌مکان کرده‌اند. 

توجه داشته باشید که: یک داشتن قرارداد اجاره به تنهایی کافی نیست و حتما باید تاییدیه‌ی صاحب‌خانه را همراه داشته باشید. 

• رضایت‌نامه‌ی والدین (در صورت نیاز): 

  - اگر زیر ۱۸ سال سن دارید، باید از حداقل یکی از والدین خود رضایت‌نامه داشته باشید.

  - این رضایت‌نامه باید به همراه کپی کارت شناسایی والد شما تحویل داده شود.

با ثبت نشانی محل زندگی در Einwohnermeldeamt یا Bürgeramt اطلاعات شخصی شما (شامل نام کامل، آدرس، تاریخ تولد و وضعیت تاهل) در سامانه‌ی اطلاعاتی این اداره ذخیره خواهد شد.

خوب است بدانید که: اگر نمی‌خواهید اطلاعات شخصی شما به کس دیگری منتقل شود، می‌توانید درخواست کنید که این اطلاعات محفوظ بماند. این درخواست   Auskunftssperreنام داشته و از انتقال نشانی محل زندگی شما به اشخاص ثالث جلوگیری می‌کند. اگر از جانب کسی احساس خطر می کنید یا نیاز به محافظت در برابر آزار و اذیت دارید، این موضوع می‌تواند اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. این درخواست را باید به Meldebehörde بفرستید. آنها پرونده را بررسی کرده و تصمیم می‌گیرند که آیا درخواست شما موجه است یا خیر. اطلاعات بیشتر در این مورد را در ادامه خواهید خواند.

اگر از پیش ساکن آلمان هستید و صرفا به منزل جدیدی نقل‌ مکان کرده‌اید، نیز باید ظرف دو هفته پس از جا‌به‌جایی نشانی جدید خود را ثبت کرده و Meldebestätigung جدید دریافت نمایید. نشانی جدید وارد مدارک هویتی شما (اجازه‌ی اقامت، کارت شناسایی، ...) خواهد شد. این نقل مکان توسط اداره‌ی Meldeamt/Bürgeramt محل جدید زندگی شما (که نشانی خود را آنجا ثبت کرده‌اید) به شعبه‌ی همین اداره در محل زندگی قبلی شما اطلاع داده خواهد شد و بنابراین لازم نیست شخصا برای لغو نشانی قبلی اقدام نمایید.

این امکان را نیز دارید که در بیشتر از یک نشانی ثبت‌شده داشته باشید. در این صورت باید به Einwohnermeldeamt اطلاع دهید که کدام نشانی محل اصلی زندگی (Hauptwohnsitz) شما خواهد بود و کدام نشانی را می‌خواهید به عنوان محل جانبی زندگی  (Nebenwohnsitz) ثبت کنید. محل اصلی زندگی جایی است که بیشتر اوقات خود را در آجا سپری می‌کنید. اگر در دو خانه به طور هم‌زمان ساکن هستید، یکی از خانه‌ها باید به عنوان محل سکونت دوم (Zweitwohnsitz) ثبت شود، نه محل جانبی. در بعضی ایالت‌ها باید برای محل سکونت دوم خود مالیات بپردازید. 

لطفا توجه داشته باشید که:  اگر قصد دارید آلمان را ترک کنید اما محل سکونت خود در آلمان را لغو نکنید، این کار می‌تواند برای شما عواقب مالی داشته باشد. برای مثال، حتی اگر دیگر در آلمان نباشید، کماکان موظف به پرداخت هزینه‌های بیمه‌ی درمانی و مالیات رادیو و تلویزیون (Rundfunkgebühren) خواهید بود. در نظر داشته باشید که برای توقف پرداخت این هزینه‌ها نه تنها باید نشانی محل زندگی را لغو کرده، بلکه به صورت کتبی به اداره‌ی بیمه و دیگر ادارات مربوطه اطلاع دهید که ساکن آلمان نیستید. اداره‌ی ثبت محل زندگی (Meldebehörde) لغو نشانی شما را به طور خودکار به دیگر مراجع اطلاع نخواهد داد.

از سال ۲۰۱۸ در بعضی ایالت‌ها مثل بایرن، بادن-ووتمبرگ و نورد‌راین-وست‌فالن، می‌توان  تغییر نشانی محل زندگی را به صورت الکترونیکی ثبت کرد. به این معنی که این کار را آنلاین و بدون نیاز به مراجعه‌ی حضوری انجام می‌دهید. روند انجام این کار و احراز هویت شما کاملا آنلاین بوده و سپس گواهی ثبت محل زندگی را دریافت خواهید کرد. این امکان روند اداری تغییر محل زندگی را تسریع و تسهیل می‌کند. اطلاعات بیشتر در این مورد را در وب‌سایت وزارت داخله بخوانید. 

لطفا توجه داشته باشید: شما فقط در صورتی می‌توانید از این خدمات استفاده کنید که امکانات آنلاین در کارت شناسایی (Personalausweis)  شما فعال شده باشند. اما اولین ثبت‌ محل زندگی در آلمان، همیشه فقط به صورت به‌صورت حضوری امکان‌پذیر است.

بیش از ۵۰۰۰ اداره‌ی Einwohnermeldeamt یا Bürgeramt در سطح آلمان وجود دارند که وظایف متعددی به عهده‌ی آنهاست. این وظایف عبارتند از ثبت و لغو محل زندگی، صدور مدارک هویتی و غیره. این ادارت موظفند در صورت کسب «درخواست اطلاعات از سامانه‌ی ثبت‌»  (Melderegisteranfrage) یا (Einwohnermeldeamtsanfrage) که (EMA-Anfrage) هم نامیده می‌شود، این اطلاعات را در اختیار مرجع درخواست‌کننده بگذارند. اطلاعات شامل محل زندگی فرد خواهد بود. با این کار برای مثال می‌توانید دوستان یا اعضای خانواده را که از آنها بی‌خبر هستید و همینطور بدهکاران یا مشتریان خود را پیدا کنید. 

بعضی شرکت‌های خصوصی هم چنین خدماتی ارائه می‌دهند، اما باید برای آن هزینه‌ی بیشتری را. در اینجا فهرستی از این شرکت‌ها را خواهید یافت. البته ادارات ثبت نیز برای این کارمزد دریافت می‌کنند که مقدار آن در هر منطقه متفاوت است. حتی اگر کسی که در جستجوی او هستید، پیدا نشود، باز هم باید این کارمزد را بپردازید. مدت زمان دریافت پاسخ نیز در هر اداره متفاوت است. در بعضی ادارات دریافت جواب فقط چند روز طول می‌کشد و در بعضی ادارت دیگر ممکن است چندین هفته منتظر بمانید. اگر به دنبال بستگان گمشده‌ی خود هستید، سرویس جستجوی گم‌شدگان صلیب سرح (DRK) نیز می‌تواند به شما کمک کند. 

می‌توانید طبق پاراگراف ۵۱ قانون فدرال ثبت‌احوال  از اداره‌ی مربوطه در محل زندگی خود بخواهید که نشانی و مشخصات فردی شما محفوظ بماند. این درخواست Auskunftssperre نام دارد. در این صورت، به غیر مراجع دولتی، هیچ شخص ثالثی به مشخصات فردی (نام، تاریخ تولد، نشانی و وضعیت تاهل) شما دسترسی نخواهد داشت. 

برای انجام این کار، باید با داشتن مدرک رسمی  ثابت کنید که در دسترس بودن مشخصات شما برای‌تان خطرناک خواهد بود. برای مثال اگر تحت تعقیب هستید و یا در حوزه‌ای کار می‌کنید که افراد زیادی در آن مورد تهدید قرار می‌گیرند (مثل مبارزه با نژاد‌پرستی)، می‌توانید چنین درخواستی را ثبت کنید. حفاظت از اطلاعات شخصی معمولا دو ساله است و بعد از باید تمدید شود. این درخواست هیچ هزینه‌ای ندارد و معمولا پیش از پایان دو سال، اداره‌ی مربوطه به شما خبر خواهد داد که دستور خود‌به‌خود تمدید خواهد شد.  

علاوه بر سامانه‌ی ثبت اطلاعات برای اشخاص حقیقی، در هر حوزه‌ی قضایی مربوط به دادگاه محلی (Amtsgericht)  یک سامانه‌ی ثبت تجاری (Handelsregister) نیز وجود دارد که در آن‌ می‌توانید اطلاعات مربوط به شرکت‌های محلی را پیدا کنید، مشروط بر آنکه  این شرکت‌ها مشمول الزام به ثبت در این سامانه بوده باشند. اگر شما هم صاحب یک شرکت یا خویش‌کار‌فرما هستید، می‌توانید اطلاعات مربوط به کار خود را در این سامانه ثبت نمایید. برای این کار باید کارمزد بپردازید. اما به هر حال، کسب‌وکار شخصی (Einzelunternehmer)  الزامی برای ثبت در سامانه‌ی ثبت تجاری ندارد.