Existenzgründung als Gewerbetreibende*r

Aktualisiert 13.07.2022

Wie kann ich mich selbständig machen?

Viele Menschen träumen davon sich selbständig zu machen und ihr eigener Chef zu sein. Sei es um selbstbestimmt arbeiten zu können oder um eine eigene Geschäftsidee zu verwirklichen. Wenn Sie neu in die Selbständigkeit starten, nennt man das Existenzgründung. Als Selbständige*r entscheiden sie selbst, welche Aufträge Sie annehmen oder wie und wann Sie arbeiten. Selbständigkeit bedeutet aber auch viel Arbeit: Sie sind für alles selbst verantwortlich und müssen sich um viele zusätzliche Dinge kümmern. Außerdem tragen Sie das finanzielle Risiko. Wenn Sie viel Geld investieren und Ihr Gewerbe erfolglos bleibt, verlieren Sie Ihre Investitionen.

Möchten Sie ein Geschäft eröffnen oder ein Unternehmen gründen, dann sind Sie Gewerbetreibende*r. Wenn Sie also z.B. ein Geschäft, ein Restaurant, eine Fabrik oder einen Handwerksbetrieb eröffnen wollen, müssen Sie ein Gewerbe anmelden. Wenn Sie Freiberufler*in (z.B. Journalist*in oder Ärzt*in) sind, finden Sie alle Informationen in unserem Kapitel „Existenzgründung als Freiberufler“.

Was muss ich wissen?

Darf ich mich selbständig machen?

Um selbstständig arbeiten zu dürfen, muss in Ihrem Aufenthaltstitel ausdrücklich „Erwerbstätigkeit gestattet“ oder „selbstständige Tätigkeit gestattet“ stehen. Wenn Sie als Asylberechtigte*r, Flüchtling oder subsidiär Schutzberechtigte*r anerkannt sind, steht diese Information meistens in einem grünen Beiblatt, das Sie zusammen mit Ihrem Aufenthaltstitel von der Ausländerbehörde bekommen. Wenn Ihr Aufenthaltstitel keine selbstständige Tätigkeit erlaubt, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen bei der Ausländerbehörde eine Aufenthaltserlaubnis nach §21 Abs. 6 AufenthG beantragen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Kapitel „Migration nach Deutschland“.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie geduldet sind oder Ihr Asylverfahren noch nicht abgeschlossen ist, können Sie keine Erlaubnis für eine selbstständige Tätigkeit bekommen.

Wo muss ich mich anmelden?

Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer (HWK)

In einigen Bereichen können Sie ohne bestimmte Ausbildung oder Erlaubnis als Selbständige*r starten. Das ist z.B. der Fall, wenn Sie sich mit einer Autovermietung selbständig machen möchten. Für andere Tätigkeitsbereiche benötigen Sie eine spezielle Erlaubnis. Ohne diese Erlaubnis dürfen Sie nicht in diesem Bereich tätig sein. Das betrifft z.B. Gastwirte, die eine sogenannte Gaststättenkonzession benötigen, Cateringfirmen, die eine sogenannte Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz machen müssen oder Taxifahrer*innen, die einen Personenbeförderungsschein brauchen. Handwerker*innen (Zimmerer, Bäcker, Fleischer, Kfz-Mechaniker, Friseure, Maurer, …) brauchen in der Regel einen Meisterbrief, um einen Handwerksbetrieb zu eröffnen. Fragen Sie bei der IHK oder dem Gewerbeamt vor Ort nach, ob Sie für Ihr Gewerbe eine Erlaubnis brauchen. Wenn Sie einen Handwerksbetrieb eröffnen wollen, müssen Sie sich bei Ihrer Handwerkskammer vor Ort anmelden. Die Handwerkskammer wird dann überprüfen, ob Sie die nötigen Qualifikationen haben. Im Internetportal anerkennung-in-deutschland.de können Sie nachsehen, ob Ihre im Ausland erworbenen Qualifikationen den in Deutschland nötigen Erfordernissen entsprechen.

Gewerbeamt

Sie müssen Ihr Gewerbe beim für Sie zuständigen Gewerbeamt anmelden. Der Standort Ihres neuen Gewerbes ist ausschlaggebend dafür, welches Gewerbeamt für Sie zuständig ist. Sie können dieses über den Behördenwegweiser finden: Wählen Sie links „Gewerbeamt“ aus und geben Sie rechts die Postleitzahl Ihres Gewerbestandorts an. Vereinbaren Sie dort einen Termin und bringen Sie die folgenden Unterlagen mit:

  • Ihren Pass und Ihre Aufenthaltserlaubnis inklusive der Bestätigung, dass Sie als Selbständige*r arbeiten dürfen
  • falls notwendig: die spezielle Erlaubnis
  • eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister / ein Führungszeugnis
  • falls Sie Handwerker*in sind: Ihre Handwerkskarte

Informieren Sie sich vorab auf der Website des für Sie zuständigen Gewerbeamts über die dort geforderten Unterlagen. Die Anmeldung beim Gewerbeamt kostet Geld. In der Regel sind das ca. 50€. Genaue Informationen über die Höhe der Gebühren des für sie zuständigen Gewerbeamts finden Sie auf dessen Webseite.

Das Gewerbeamt informiert dann alle anderen Behörden, wie das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls das Amtsgericht, über Ihre Gewerbeanmeldung. Diese Behörden werden sich dann per Brief bei Ihnen melden und Sie auffordern bestimmte Formulare auszufüllen bzw. weitere Unterlagen vorzulegen. Falls Sie nicht warten wollen, bis diese Behörden sich bei Ihnen melden, können Sie sich auch selbst persönlich oder per Brief bei diesen Behörden melden. Legen Sie dann aber unbedingt Ihre Gewerbeanmeldung vor.

Finanzamt

Das Finanzamt wird Ihnen den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ schicken. Achten Sie darauf, diesen Fragebogen vollständig und korrekt auszufüllen. Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können und wollen und welche Art der Buchführung Sie nutzen werden. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin helfen. Diese Beratung kostet jedoch Geld. Steuerberater*innen können Sie zum Beispiel über die Website steuerberater.de finden.

Sie können den Fragebogen auch direkt beim Finanzamt abholen und anschließend ausgefüllt an das Finanzamt zurückschicken. So sparen Sie Zeit. Das für Sie zuständige Finanzamt finden Sie über den Behördenwegweiser. Wählen Sie links „Finanzamt“ aus und geben Sie rechts die Postleitzahl Ihres Gewerbestandorts an.

Sobald Sie den Fragebogen ausgefüllt ans Finanzamt geschickt haben, erteilt Ihnen das Finanzamt eine Steuernummer. Hilfe beim Ausfüllen des Fragebogens finden Sie zum Beispiel auf der Website www.fuer-gruender.de. Außerdem können Sie auch gegen Bezahlung eine*n Steuerberater*in um Hilfe bitten.

Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung benötigen Sie Ihre persönliche Steueridentifikationsnummer (IdNr.). Die IdNr bekommen Sie automatisch per Post zugeschickt, wenn Sie sich zum ersten Mal in Deutschland polizeilich registrieren. Diese Nummer gilt ein Leben lang. Auch jedes Kind, das in Deutschland geboren wurde, bekommt automatisch eine IdNr. zugeschickt. Falls Sie Ihre IdNr. verloren haben, können Sie sie beim Bundeszentralamt für Steuern neu anfordern.

Handelsregisterbuch

Wenn Sie ein Handelsgewerbe betreiben, müssen Sie Ihr Unternehmen zusätzlich zur Anmeldung beim Gewerbeamt auch noch im Handelsregisterbuch eintragen lassen. Dafür benötigen Sie die Unterstützung eines Notars oder einer Notarin. Notar*innen in Ihrer Nähe finden Sie auf notar.de

Pflichtmitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer (HWK)

Sie müssen Mitglied bei der IHK oder HWK werden. Wie hoch Ihr Mitgliedsbeitrag sein wird, hängt von Ihrem Jahresumsatz, der Rechtsform und Ihrem Standort ab. Die für Sie zuständige IHK finden Sie auf der Website der IHK. Die für Sie zuständige HWK finden Sie auf handwerkskammer.de.

Generell gilt: Planen Sie ausreichend Zeit für die verschiedenen Anmeldungen und Behördengänge ein. Informieren Sie sich vorab ausführlich und lassen Sie sich beraten. Ihre Entscheidungen haben einen großen Einfluss auf Ihr Unternehmen.

Welche Rechtsform ist die richtige?

Als Gewerbetreibende*r haben Sie die Wahl zwischen einer Personengesellschaft (Einzelunternehmen, GbR, OHG, KG, GmbH & Co KG, UG & Co KG) und einer Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, gGmbH, gUG, AG, Ltd., KGaA, eG). Der wichtigste Unterschied zwischen einer Personen- und einer Kapitalgesellschaft ist, dass Sie bei einer Personengesellschaft nicht nur mit Ihrem Geschäftsvermögen, sondern auch mit Ihrem Privatvermögen für mögliche Schulden haften. Bei Kapitalgesellschaften ist die Haftung auf Ihr Geschäftsvermögen beschränkt. Personengesellschaften haben den Vorteil, dass Sie kein Mindestkapital für die Gründung benötigen und die Buchführung einfacher ist. Außerdem unterscheiden sich Personen- und Kapitalgesellschaften hinsichtlich der zu zahlenden Steuern. Mehr zu den verschiedenen Rechtsformen können Sie auf der Website fuer-gruender.de nachlesen. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie sich von Steuerberater*innen oder Ihrer IHK oder HWK vor Ort beraten lassen, um die für Sie richtige Rechtsform zu finden. Steuerberater*innen können Sie zum Beispiel über die Website steuerberater.de finden. Die Entscheidung für eine Rechtsform hat weitreichende rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Wie soll ich mein Gewerbe nennen?

Den Namen für Ihr Gewerbe müssen Sie bei der Anmeldung beim Gewerbeamt angeben. Wenn Ihr Gewerbe im Handelsregister eingetragen ist, muss es zwingend die Rechtsform im Namen tragen. Außerdem ist es nicht erlaubt, einen Namen zu wählen, der bereits vergeben ist. Generell gilt für alle Unternehmen: Der Name darf die Kunden nicht irreführen. In der Regel ist es sinnvoll Ihren vollständigen Namen für Ihren Firmennamen zu nutzen. Sie können sich bei der IHK oder der HWK zur Namensgebung beraten lassen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Wenn Ihr Jahresumsatz die Summe von 22.000 € voraussichtlich nicht überschreitet, können Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Als Kleinunternehmer*in müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeben. Damit sind Sie auch von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit. Außerdem genügen in der Regel eine einfache Buchführung und Gewinnermittlung. Sie können bereits bei der Anmeldung beim Finanzamt im sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ angeben, dass Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten. Bitte beachten Sie: Als Kleinunternehmer*in dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer angeben, müssen jedoch darauf hinweisen, z.B. so: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“. Und Sie können natürlich auch keine Vorsteuer abziehen.

Sobald Ihre Umsätze steigen oder Sie aus anderen Gründen auf die Kleinunternehmerregelung verzichten wollen, können Sie dies dem Finanzamt formlos mitteilen und zur Regelbesteuerung wechseln.

Mehr zum Thema Kleinunternehmerregelung erfahren Sie auf der Website existenzgruender.de.

Welche Steuern muss ich als Gewerbetreibende*r bezahlen?

Welche Steuern Sie zahlen müssen, ist abhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform.

Wenn Sie sich für eine Personengesellschaft entschieden haben, müssen Sie in der Regel Einkommenssteuer, Vor- und Umsatzsteuer und Gewerbesteuer bezahlen.

  • Die Höhe Ihrer Einkommenssteuer ist abhängig vom Gewinn Ihres Unternehmens. Je höher Ihr Gewinn ist, desto höher ist Ihre zu zahlende Einkommenssteuer. Betriebsausgaben wie die Kosten für ein Firmenauto und ein Arbeitszimmer oder Werbekosten können Sie von der Steuer absetzen. Als Selbständige*r müssen Sie Ihre Einkommenssteuer in der Regel im Voraus bezahlen. Nur wenn Ihre voraussichtliche Einkommenssteuer niedriger als 400 Euro im Jahr ist, müssen Sie keine Vorauszahlungen leisten. Eine Vorauszahlung ist auch nicht nötig, wenn Ihr Einkommen unter dem Grundfreibetrag von 9.984 Euro (Stand 2022) liegt. Die Vorauszahlung ist jeweils zum 10. März, zum 10. Juni, zum 10. September und zum 10. Dezember fällig. Sie erhalten vorab einen Bescheid des Finanzamts über die Höhe der Vorauszahlung. Diese ist abhängig vom im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ von Ihnen geschätzten (wenn Sie neu angefangen haben) oder Ihrem früheren Gewinn (wenn Sie schon mindestens ein Jahr als Selbständige*r arbeiten). Sobald Sie dann Ihre Steuererklärung für das gesamte Jahr abgegeben haben, wird berechnet, ob Sie zu viel oder zu wenig vorausgezahlt haben. Wenn Sie zu viel bezahlt haben, bekommen Sie Geld zurück. Wenn Sie zu wenig bezahlt haben, müssen Sie die fehlenden Steuern innerhalb eines Monats nachzahlen. Wenn Ihr Gewinn unterhalb von 9.984 Euro liegt, müssen Sie keine Einkommenssteuer bezahlen. Eine Steuererklärung müssen Sie aber auch in diesem Fall abgeben. Mehr zum Thema Steuerklärung, finden Sie in unserem Kapitel "Steuererklärung".
  • Wer mit seiner Arbeit finanziellen Umsatz erzielt, muss darauf in der Regel Steuern zahlen. Diese Steuern nennt man Umsatzsteuer. Wenn die Kleinunternehmerregelung für Sie nicht gilt, müssen Sie in der Regel 19% auf die von Ihnen in Deutschland erzielten Umsätze bezahlen. Für einige wenige Waren und Dienstleistungen müssen Sie nur 7% Umsatzsteuer (§12 Umsatzsteuergesetz) zahlen. Ihre Umsatzsteuer müssen Sie in der Regel bis zum 10. jeden Monats beim Finanzamt voranmelden. Dazu müssen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld berechnen. Die Umsatzsteuer berechnen Sie, indem Sie von der von Ihnen in Rechnung gestellten Umsatzsteuer, die von Ihnen für Waren oder Dienstleistungen anderer Unternehmen im Rahmen Ihrer Selbständigkeit bezahlten Umsatzsteuer (die Vorsteuer genannt wird) abziehen und dieses Ergebnis an das Finanzamt übermitteln. Das nennt man Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie über das Programm www.elster.de machen. Wenn die von Ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer höher ist als die von Ihnen bezahlte Vorsteuer, müssen Sie Geld an das Finanzamt überweisen. Wenn Ihre Vorsteuer höher ist als Ihre Umsatzsteuer, bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück. Die Jahresabrechnung erfolgt dann mit der Umsatzsteuererklärung im Folgejahr. Diese müssen Sie jeweils bis zum 31. Juli abgeben. Bitte beachten Sie: Kleine Unternehmen können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen (Kleinunternehmerregelung). Dann müssen Sie keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Sie müssen aber trotzdem eine Umsatzsteuererklärung einreichen.
  • Gewerbesteuer müssen alle Gewerbetreibenden bezahlen. Die Höhe der Gewerbesteuer ist abhängig von Ihrem Gewinn und der Gemeinde, in der Ihr Unternehmen sitzt. Jede Gemeinde bestimmt den Gewerbesteuersatz selbst. In der Regel ist der Gewerbesteuersatz in ländlichen Regionen niedriger als in den großen Städten. Wie Sie die Höhe Ihrer Gewerbesteuer berechnen können, erfahren Sie auf der Website debitoor.de. Personengesellschaften müssen allerdings nur Gewerbesteuer bezahlen, wenn ihr Gewinn über 24.500€ liegt. Wenn sie weniger Gewinn machen, sind Personengesellschaften von der Gewerbesteuer befreit. Wenn Sie Gewerbesteuer bezahlen müssen, schickt Ihnen das Finanzamt einen Bescheid über die von Ihnen zu zahlende Gewerbesteuer. Dort steht auch, bis wann Sie die Gewerbesteuer ans Finanzamt überweisen müssen.

Wenn Sie sich für eine Kapitalgesellschaft entschieden haben, müssen Sie Körperschaftssteuer, Vor- und Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Abgeltungssteuer bezahlen. Wenn Sie als Geschäftsführer*in Lohn bekommen, müssen Sie für Ihren Lohn außerdem Einkommenssteuer bezahlen.

  • Eine Kapitalgesellschaft zahlt keine Einkommenssteuer, sondern die sogenannte Körperschaftssteuer. Die Höhe der von Ihnen zu zahlenden Körperschaftssteuer ist abhängig von Ihrem Gewinn. 15% des Gewinns Ihres Unternehmens gehen als Körperschaftssteuer an das Finanzamt. Im Gegensatz zur Einkommenssteuer gibt es bei der Körperschaftssteuer keinen Freibetrag, d.h. dass Sie auch bei kleinem Gewinn 15% davon an das Finanzamt abgeben müssen. Die Körperschaftssteuer müssen Sie im Voraus bezahlen. Die Vorauszahlung ist jeweils zum 10. März, zum 10. Juni, zum 10. September und zum 10. Dezember fällig. Sie erhalten vorab einen Bescheid des Finanzamts über die Höhe der Vorauszahlung. Diese ist abhängig vom im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ von Ihnen geschätzten (wenn Sie neu angefangen haben) oder Ihrem früheren Gewinn (wenn Sie schon mindestens ein Jahr als Selbständiger arbeiten). Sobald Sie dann Ihre Steuererklärung für das gesamte Jahr abgegeben haben, wird berechnet, ob Sie zu viel oder zu wenig vorausgezahlt haben. Wenn Sie zu viel bezahlt haben, bekommen Sie Geld zurück. Wenn Sie zu wenig bezahlt haben, müssen Sie die fehlenden Steuern innerhalb eines Monats nachzahlen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Steuerklärung jeweils bis zum 30. April des Folgejahres abgeben müssen.
  • Wer mit seiner Arbeit finanziellen Umsatz erzielt, muss darauf in der Regel Steuern zahlen. Diese Steuern nennt man Umsatzsteuer. Wenn die Kleinunternehmerregelung für Sie nicht gilt, müssen Sie in der Regel 19% auf die von Ihnen in Deutschland erzielten Umsätze bezahlen. Für einige wenige Waren und Dienstleistungen müssen Sie nur 7% Umsatzsteuer (§12 Umsatzsteuergesetz) zahlen. Ihre Umsatzsteuer müssen Sie in der Regel bis zum 10. jeden Monats beim Finanzamt voranmelden. Dazu müssen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld berechnen. Die Umsatzsteuer berechnen Sie, indem Sie von der von Ihnen in Rechnung gestellten Umsatzsteuer, die von Ihnen für Waren oder Dienstleistungen anderer Unternehmen im Rahmen Ihrer Selbständigkeit bezahlten Umsatzsteuer (die Vorsteuer genannt wird) abziehen und dieses Ergebnis an das Finanzamt übermitteln. Das nennt man Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie über das Programm www.elster.de machen. Wenn die von Ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer höher ist als die von Ihnen bezahlte Vorsteuer, müssen Sie Geld an das Finanzamt überweisen. Wenn Ihre Vorsteuer höher ist als Ihre Umsatzsteuer, bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück. Die Jahresabrechnung erfolgt dann mit der Umsatzsteuererklärung im Folgejahr. Diese müssen Sie jeweils bis zum 31. Juli abgeben. Bitte beachten Sie: Kleine Unternehmen können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen (Kleinunternehmerregelung). Dann müssen Sie keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Sie müssen aber trotzdem eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
  • Gewerbesteuer müssen alle Gewerbetreibenden bezahlen. Die Höhe der Gewerbesteuer ist abhängig von Ihrem Gewinn und der Gemeinde, in der Ihr Unternehmen sitzt. Jede Gemeinde bestimmt den Gewerbesteuersatz selbst. In der Regel ist der Gewerbesteuersatz in ländlichen Regionen niedriger als in den großen Städten. Wie Sie die Höhe Ihrer Gewerbesteuer berechnen können, erfahren Sie auf der Website debitoor.de. Das Finanzamt wird Ihnen einen Bescheid über die von Ihnen zu zahlende Gewerbesteuer schicken. Dort steht auch, bis wann Sie die Gewerbesteuer ans Finanzamt überweisen müssen. Kapitalgesellschaften müssen auf jeden Fall Gewerbesteuer bezahlen: Für sie gibt es keinen Freibetrag.
  • Abgeltungssteuer müssen Sie bezahlen, wenn Sie Gewinn an sich und die anderen Gesellschafter ausschütten. Die Abgeltungssteuer beträgt 25%.

Lassen Sie sich spätestens vor der Abgabe Ihrer ersten Steuererklärung von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin beraten. Die Beratung kostet zwar Geld, aber ohne Hilfe durch einen Experten ist es schwierig alles richtig zu machen. Steuerberater*innen in Ihrer Nähe finden Sie auf der Website von steuerberater.de .

Wo gebe ich meine jährliche Steuererklärung ab?

Die Steuerklärung können Sie nur elektronisch abgeben. Das können Sie entweder auf dem offiziellen Portal www.elster.de machen oder indem Sie andere kostenpflichtige Tools wie z.B. smartsteuer nutzen. Das Portal elster.de erklärt Ihnen zwar, was Sie machen müssen – es ist aber teilweise schwierig zu verstehen. Kostenpflichtige Tools sind dagegen leichter bedienbar. Sie können Ihre Steuererklärung natürlich auch mit Hilfe von Steuerberater*innen machen. Die Beratung kostet zwar etwas, aber durch eine professionelle Steuererklärung können Sie möglicherweise Steuern sparen. Steuerberater*innen in Ihrer Nähe finden Sie auf der Website von steuerberater.de. Mehr zum Thema Steuererklärung finden Sie in unserem Kapitel "Steuererklärung".

Was ist mit der Buchführung?

Welche Art der Buchführung Sie erstellen müssen, hängt von Ihrer Rechtsform und der Höhe Ihres Umsatzes bzw. Gewinns ab:

Wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine GbR haben und weniger als 600.000 Euro Jahresumsatz oder weniger als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften, dürfen Sie die Buchführung als einfache EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) machen. Bei der EÜR müssen Sie alle Einnahmen und Ausgaben in einem analogen oder digitalen Kassenbuch erfassen. Mehr dazu erfahren Sie auf der Website fuer-gruender.de.

Wenn Ihr Einzelunternehmen oder Ihre GbR mehr als 600.000 Euro Jahresumsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet oder Ihr Unternehmen im Handelsregister angemeldet ist oder Sie eine Kapitalgesellschaft als Rechtsform gewählt haben, müssen Sie eine Bilanz (doppelte Buchführung) erstellen. Mehr dazu erfahren Sie auf der Website existenzgruender.de. Wenn Sie die Buchführung selbst erledigen wollen, sollten Sie einen Buchführungskurs belegen. Entsprechende Angebote finden Sie bei Ihrer IHK oder HWK. Alternativ können Sie  Steuerberater*innen mit der Buchführung beauftragen.

Sie müssen alle Rechnungen, die Sie ausstellen und erhalten, für 10 Jahre aufbewahren. Wenn das Finanzamt Ihre Buchführung überprüft, kann es alle Rechnungen und Unterlagen von Ihnen anfordern.

Wann und wie muss ich Rechnungen schreiben?

Wenn Sie eine Dienstleistung für jemanden erbringen, müssen Sie eine Rechnung ausstellen. Das müssen Sie in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung machen. Alle Rechnungen, die Sie ausstellen, müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren. Das Finanzamt kann diese Rechnungen jederzeit anfordern, um zu überprüfen, ob Sie alles korrekt versteuern.

Ihre Rechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten. Das sind:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • das Rechnungsdatum
  • der Leistungszeitraum, also das Datum, an dem Sie die Leistung erbracht haben
  • Art, Umfang und Datum der erbrachten Dienstleistung
  • Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • die Rechnungsnummer
  • der Umsatzsteuersatz sowie der Netto- und Bruttobetrag (oder wenn Sie Kleinunternehmer sind: Den zu zahlenden Betrag und den Hinweis, dass Sie gemäß §19 UstG keine Umsatzsteuer erheben)

Es ist außerdem sinnvoll, wenn Ihre Rechnung die Kundennummer des Rechnungsempfängers, die von Ihnen festgelegte Zahlungsfrist und Ihre Bankverbindung enthält. Auf der Website fuer-gruender.de finden Sie weitere Informationen. 

Welche Versicherungen brauche ich?

Als Selbständiger haben Sie die Wahl zwischen der sogenannten „freiwilligen gesetzlichen Krankenversicherung“ oder einer „privaten Krankenversicherung“. In Deutschland herrscht Krankenversicherungspflicht. Das heißt, dass Sie sich versichern müssen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Kapitel „Krankenversicherung“.

Die Rentenversicherung ist freiwillig. Sie können sich freiwillig rentenversichern oder aber privat vorsorgen. Irgendeine Art von Vorsorge sollten Sie aber auf jeden Fall für die Zeit Ihrer Rente treffen. Mehr zum Thema erfahren Sie auf der Website der Deutschen Rentenversicherung.

Sie können sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig gegen Arbeitslosigkeit versichern lassen. Das können Sie innerhalb von drei Monaten nach Beginn Ihrer Selbständigkeit bei der Agentur für Arbeit an Ihrem Wohnort machen. Mehr dazu erfahren Sie auf der Website existenzgruender.de.

In der Regel müssen Sie eine Berufsunfallversicherung haben. Dazu müssen Sie sich bei der für Ihren Beruf zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Bei einem Arbeitsunfall oder wenn Sie an einer Berufskrankheit erkranken, werden Sie von der Berufsgenossenschaft unterstützt. Wenn Sie Angestellte haben, müssen Sie diese ebenfalls dort versichern lassen. Die Berufsgenossenschaften unterstützen Sie außerdem mit Ratschlägen zum Arbeitsschutz.

Nicht verpflichtend, aber möglicherweise sinnvoll ist eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Wenn Sie Ihren Beruf aufgrund eines Unfalls oder einer Krankheit nicht mehr ausüben können, bezahlt die Berufsunfähigkeitsversicherung Ihnen eine monatliche Rente. Auf dem Portal Check24 können Sie verschiedene Berufsunfähigkeitsversicherungen vergleichen.

Je nachdem welchen Beruf Sie ausüben und welche Dienstleistungen oder Waren Sie verkaufen, sind möglicherweise auch eine Berufshaftpflichtversicherung, eine Betriebshaftpflichtversicherung oder eine Sachversicherung sinnvoll. Die Berufshaftpflichtversicherung bezahlt für Sie, wenn durch Ihre falsche Beratung ein Vermögensschaden entstanden ist. Die Betriebshaftpflichtversicherung bezahlt für Sie, wenn durch Ihren Fehler Personen- und Sachschäden entstehen. Ohne Betriebshaftpflichtversicherung kann ein Fehler sonst Ihre gesamte berufliche Existenz gefährden. Mit einer Sachversicherung können Sie die für Ihre Arbeit nötigen Sachen wie z.B. Elektrogeräte oder Maschinen gegen Schäden versichern lassen. Auf der Website finanzchef24.de können Sie die Leistungen und Kosten verschiedener Versicherungsanbieter vergleichen.

Was muss ich bei der Einstellung von Mitarbeitern beachten?

Ob Sie Ihre Mitarbeiter*innen in Vollzeit, Teilzeit oder für einen Minijob (450€-Job) einstellen, ist Ihre Entscheidung. Bitte beachten Sie, dass Sie für Mitarbeiter*innen, die mehr als 450€ pro Monat verdienen, Sozialversicherungsbeiträge bezahlen müssen. Diese Beiträge betragen ungefähr 23% des Lohns, den Sie an den Mitarbeiter*innen bezahlen. Für eine*n Minijobber*in bezahlen Sie keine Sozialversicherungsbeiträge, sondern eine pauschale Abgabe in Höhe von ca. 30% des Lohns an die Minijobzentrale.

Wenn Sie Mitarbeiter*innen einstellen, müssen Sie folgendes beachten:

  • Sie müssen eine Betriebsnummer für Mitarbeiter*innen beim Betriebsnummern-Service (BMS) der Agentur für Arbeit beantragen. Diese Nummer benötigen Sie für die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter*innen bei der Sozialversicherung oder der Minijob-Zentrale.
  • Der Arbeitsvertrag sollte schriftlich verfasst werden. Nur so können Sie Missverständnisse und arbeitsrechtliche Konflikte vermeiden. Es gibt bestimmte Regeln, die Sie beim Verfassen eines Arbeitsvertrages beachten müssen. Informationen dazu finden Sie in einer Broschüre auf der Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Ein Muster für einen Arbeitsvertrag finden Sie auf der Website der IHK.
  • Sie müssen Ihre Mitarbeite*innenr bei der Sozialversicherung oder der Minijob-Zentrale anmelden und die Beiträge für Sie bezahlen. Auch dann, wenn Sie Familienmitglieder beschäftigen. Wenn Sie das nicht machen, ist das eine Straftat. Die Anmeldung müssen Sie elektronisch über das Portal sv.net machen.
  • Sie müssen Ihre Mitarbeiter*innen bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden.
  • Sie müssen Ihren Mitarbeiter*innen mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn bezahlen. Wenn Sie Fragen dazu haben, können Sie das Bürgertelefon des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales anrufen. Die Mitarbeiter*innen sind Montag bis Donnerstag von 8 bis 20 Uhr unter der Telefonnummer 030-60280028 erreichbar. Die Beratung ist kostenlos.
  • Sie müssen monatlich die Lohnsteuer und gegebenenfalls die Kirchensteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen, wenn Ihre Mitarbeiter*innen mehr als 450 Euro pro Monat verdienen. Mehr dazu erfahren Sie auf der Website fuer-gruender.de.
Was bedeutet "Scheinselbständigkeit"?

Wenn Sie offiziell zwar als Selbständige*r arbeiten, tatsächlich aber nur für ein einziges Unternehmen tätig sind und dort nicht wirklich eigenverantwortlich tätig sind, sind Sie vermutlich „scheinselbständig“. Das bedeutet, dass Sie nur auf dem Papier selbständig sind, aber eigentlich wie ein*e Angestellte*r behandelt werden. In diesem Fall müsste das Unternehmen Sie eigentlich regulär anstellen und Sozialversicherungsbeiträge sowie Lohnsteuer zahlen. Eine scheinselbstständige Beschäftigung ist in Deutschland strafbar. Das gilt sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer. Mehr zum Unterschied zwischen Scheinselbständigkeit und echter Selbständigkeit erfahren Sie auf der Website des DGB.

Kann ich gleichzeitig angestellt und selbständig sein?

Ja. Sie können neben Ihrem Job als Angestellte*r nebenberuflich auch selbständig arbeiten. Bei einer nebenberuflichen Selbständigkeit gelten die gleichen Regeln wie für hauptberufliche Selbständige. Bitte beachten Sie, dass Sie sowohl für Ihren Lohn als Angestellte*r als auch für Ihren Gewinn als Selbständige*r Steuern bezahlen müssen.

Wo kann ich finanzielle Unterstützung bekommen?

Wenn Sie in die Selbständigkeit starten und nicht genügend eigenes Kapital für die nötigen Investitionen haben, können Sie verschiedene Fördermittel beantragen. Es gibt verschiedene Arten von Fördermitteln, die Sie entweder beim Staat oder bei einer Förderbank beantragen können. Bei all diesen Fördermitteln steht in der Regel Ihr Businessplan im Vordergrund. Wie Sie einen guten und überzeugenden Businessplan schreiben, erfahren Sie auf der Website von unternehmenswelt.de.

Folgende finanziellen Unterstützungsmöglichkeiten stehen zur Auswahl:

 

Zuschüsse von der Agentur für Arbeit oder vom Jobcenter

 

Gründerzuschuss

Wenn Sie seit mindestens einem Tag arbeitslos sind und noch mindestens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld I haben und hauptberuflich selbständig sein möchten, können Sie den sogenannten Gründerzuschuss der Agentur für Arbeit beantragen. Das machen Sie direkt bei der für Sie zuständigen Agentur für Arbeit. Um den Gründerzuschuss zu bekommen, müssen Sie einen guten Businessplan, eine Kopie Ihrer Anmeldung beim Finanzamt und eine sogenannte „Tragfähigkeitsbescheinigung“ vorlegen - das ist eine Bestätigung eines Experten (z.B. einer Unternehmensberatung oder eines Mitarbeiters der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder eines Gründerzentrum), dass Ihr Businessplan gut durchdacht ist. Außerdem müssen Sie einen Lebenslauf und all Ihre Zeugnisse und Nachweise, die Ihre Qualifikationen beweisen, bei der Arbeitsagentur abgeben. Wenn Sie den Gründerzuschuss bekommen, erhalten Sie für sechs Monate weiterhin monatlich Ihr Arbeitslosengeld I und zusätzliche 300€ für Ihre Krankenversicherung und Altersvorsorge. Zudem besteht die Möglichkeit kostenfrei an Seminaren und Workshops zu verschiedenen Themen (Buchhaltung, Marketing, …) teilzunehmen. Nach den ersten sechs Monaten besteht die Möglichkeit für weitere neun Monate monatlich einen Zuschuss in Höhe von 300€ zu bekommen. Ob Sie den Gründerzuschuss bekommen, hängt von Ihren Sachbearbeiter*innen bei der Arbeitsagentur ab. Es ist ihre Entscheidung und Sie haben keinen Anspruch auf den Gründerzuschuss.

 

Einstiegsgeld

Wenn Sie Arbeitslosengeld II bekommen und hauptberuflich selbständig werden möchten, können Sie das sogenannte „Einstiegsgeld“ beantragen. Um das Einstiegsgeld zu bekommen, müssen Sie einen guten Businessplan, Ihren Lebenslauf und eine Kopie Ihrer Anmeldung beim Finanzamt vorlegen. Möglicherweise wird das Jobcenter zusätzlich ein Gutachten von Expert*innen über Ihren Businessplan fordern. Die Höhe des Einstiegsgeldes richtet sich nach der Dauer Ihrer vorausgegangenen Arbeitslosigkeit und der Größe Ihrer Bedarfsgemeinschaft und wird in der Regel individuell bemessen. Sie haben außerdem die Möglichkeit zusätzlich Geld für wichtige Anschaffungen (z.B. einen Computer), die Sie für Ihre Arbeit benötigen, zu beantragen. Sie können insgesamt bis zu 24 Monate gefördert werden. Ob Sie das Einstiegsgeld bekommen, hängt von Ihren Sachbearbeiter*innen beim Jobcenter ab. Es ist ihre Entscheidung und Sie haben keinen Anspruch auf das Einstiegsgeld.

 

Bitte beachten Sie: Um die Zuschüsse zu bekommen, müssen Sie die Sachbearbeiter*innen von Ihrem Businessplan und Ihren Qualifikationen überzeugen. Nur wenn sie das Gefühl haben, dass Sie mit Ihrer Geschäftsidee erfolgreich sein werden, werden sie Ihnen den Zuschuss bewilligen.

 

Vergünstigte Kredite von einer Förderbank

Ein Kredit von einer Förderbank wie z.B. der KfW-Förderbank ist in der Regel günstiger als ein normaler Kredit. Die Förderbanken nehmen weniger hohe Zinsen. Außerdem können Sie in der Regel eine tilgungsfreie Zeit vereinbaren – so müssen Sie nicht schon zu Beginn Ihres Business mit der Rückzahlung beginnen. Diese vergünstigten Kredite müssen Sie vorab beantragen. Sie können ihn nicht direkt über die Förderbank beantragen, sondern müssen sich dafür an Ihre normale Bank wenden. Ihre Bank wird dann den Antrag auf einen Kredit an die Förderbank weiterleiten.

 

Bürgschaften für Darlehen bei Bürgschaftsbanken

Hier übernimmt eine sogenannte Bürgschaftsbank die Haftung für die von Ihnen beantragten Kredite. Um einen Kredit zu bekommen, müssen Sie in der Regel nachweisen, dass Sie den Kredit auch bei Misserfolg zurückzahlen können. Wenn Sie selbst keine Sicherheiten haben, kann eine Bürgschaftsbank das für Sie übernehmen. Damit steigen Ihre Chancen auf eine Zusage für einen Kredit. Sie können diese Bürgschaft nicht direkt über die Bürgschaftsbank beantragen, sondern müssen sich dafür an Ihre normale Bank wenden.

 

Fördermittel der Bundesländer

Auf der Website deutschland-startet.de und fuer-gruender.de können Sie nach Fördermitteln für  Ihre Geschäftsidee suchen. Je nachdem in welchem Bundesland Sie wohnen und je nach Ihrer persönlichen Situation, kommen verschiedene Förderprogramme für Sie in Frage. Auf beiden Seiten finden Sie einen kurzen Fragebogen. Wenn Sie diesen Fragebogen ausfüllen, bekommen Sie anschließend kostenlos für Sie passende Förderprogramme zugeschickt. Sie können Ihre Fragen zur Förderung auch kostenlos unter der Telefonnummer 0800-5895505 stellen und dort direkt mit Expert*innen auf Deutsch sprechen.

 

Weitere Informationen zu den verschiedenen finanziellen Unterstützungsmöglichkeiten von Banken oder dem Staat finden Sie auf unternehmenswelt.de.

Wo finde ich Beratung & Unterstützung?

Beim Infotelefon für Existenzgründerinnen und Existenzgründer des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie können Sie erste Fragen stellen. Sie erreichen die Mitarbeiter Montag bis Donnerstag von 8 bis 20 Uhr und am Freitag von 8 bis 12 Uhr unter der Telefonnummer 030-340606560. Die Beratung ist kostenlos. Die Mitarbeiter*innen sprechen Deutsch

Eine ausführliche Existenzgründungsberatung bei einer Unternehmensberatung oder einer Existenzgründungsberatung kostet in der Regel Geld. In einigen Bundesländern können Sie aber Zuschüsse zu den Beratungskosten erhalten. Welche Angebote es in Ihrem Bundesland ergibt, erfahren Sie auf der Website existenzgruender.de.

Wenn Sie aktuell arbeitslos sind und darüber nachdenken sich selbständig zu machen, können Sie einen sogenannten „Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein“ (AVGS nach §45 I 1 Nr. 4 SGB III - MAT) bei der Arbeitsagentur beantragen. Mit einem AVGS können Sie eine kostenlose Beratung rund um das Thema Existenzgründung in Anspruch nehmen und z.B. an einem Seminar über Marketing oder Buchhaltung teilnehmen oder die Unterstützung von Coaches bei der Erstellung Ihres Businessplans oder Finanzkonzepts in Anspruch nehmen. Ob Sie einen AVGS bekommen, hängt von Ihren Sachbearbeiter*innen ab. Nur wenn Sie seit mindestens sechs Wochen Arbeitslosengeld 1 bekommen, haben Sie einen Anspruch auf einen AVGS.  Sie können den AVGS entweder direkt bei Ihren Vermittler*innen in der Arbeitsagentur oder schriftlich bei der für Sie zuständigen Arbeitsagentur beantragen. Den schriftlichen Antrag können Sie formlos stellen. Sie müssen aber Ihre Arbeitslosennummer nennen und mitteilen seit wann Sie arbeitslos sind. Bitte beachten Sie, dass Sie den AVGS noch während Ihrer Arbeitslosigkeit, also noch vor Beginn Ihrer selbständigen Tätigkeit einlösen müssen.

Wie kann ich mein Gewerbe abmelden?

Wenn Sie Ihr Gewerbe aufgeben möchten, müssen Sie sich beim Gewerbeamt abmelden. Das entsprechende Formular finden Sie entweder auf der Website Ihres Gewerbeamtes oder direkt im Gewerbeamt. Dieses Formular müssen Sie persönlich beim Gewerbeamt abgeben. Bei der Abmeldung müssen Sie außerdem Ihren Gewerbeschein, Ihre Meldebescheinigung, Ihren Ausweis und – falls vorhanden – einen Auszug aus dem Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister vorzeigen. Das Gewerbeamt informiert dann das Finanzamt und die Berufsgenossenschaft.

Falls Ihr Unternehmen im Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister eingetragen ist, müssen Sie zusätzlich zur Abmeldung beim Gewerbeamt einen Notar mit der Löschung beauftragen.

Bitte beachten Sie: Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie Ihr Gewerbe endgültig abmelden möchten, können Sie statt einer Abmeldung auch eine sogenannte „Ruhendmeldung“ beim Finanzamt abgeben. Damit pausiert das Gewerbe für eine bestimmte Zeit. Falls Sie dann doch beschließen weiterzumachen, müssen Sie nicht alle Genehmigungen neu beantragen.

Wichtig

Lassen Sie sich vor der Gewerbeanmeldung von der IHK, der HWK oder einem Steuerberater oder Gründungsberater zu Ihrem Vorhaben beraten. Ihre Entscheidungen in der Gründungsphase bezüglich Rechtsform, etc. haben einen großen Einfluss auf Ihren späteren Erfolg.

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