يَطلب مُلاّك العقارات عادةً وثائق ومستندات مختلفة من الأشخاص الراغبين بالحصول على شقة. بدونها، غالباً، لا توجد فرصة للعثور على شقة. هذه المستندات هي:
- المعلومات الشخصية للمُستأجر "Mieterselbstauskunft"، بما في ذلك الاسم، وتفاصيل الاتصال (رقم الهاتف والبريد الإلكتروني) وعنوان مكان العمل والسكن الحالي، وما إلى ذلك. العديد من المُلاّك وشركات العقارات لديهم نماذج المعلومات الشخصية الخاصة بها التي تقوم عادة بتوزيعها على الزبائن قبل أو أثناء عرض الشقة. غالباً ما يملأ المتقدمون النموذج ويعيدونه إلى وكيل الشركة مباشرة. يوجد نموذج لمعلومات شخصية "Mieterselbstauskunft" عبر الإنترنت.
- نسخة عن براءة الذمة "Schufa". يمكن معرفة المزيد حول هذا التقرير في قسم "Schufa".
- إثبات (إقرارات) الدخل عن الأشهر الثلاثة الأخيرة للموظفين أو أحدث تقييم ضريبي لحساب أصحاب المهن الحرة. أما الذين يتلقون اعانات اجتماعية، فسيحتاجون أيضًا إلى نسخة من تأكيد المكتب المعني على أنه سيغطي تكاليف الآجار. يمكن الحصول على هذا التأكيد من الموظف المسؤول في مكتب الرعاية الاجتماعية (السوسيال) أو مكتب العمل (الجوب سنتر).
- ورقة إثبات دفع الإيجار "Mietschuldenfreiheitsbescheinigung". في هذه الورقة، يؤكد مالك العقار الحالي أن الشخص دفع الإيجار دائماً وليس لديه أي متأخرات دفع. الأشخاص الذين ما يزالون في مركز إقامة اللاجئين، يمكن لمدير المركز أو الموظف المسؤول عنهم في مكتب الرعاية الاجتماعية تقديم المساعدة للحصول على شهادة دفع الإيجار.
- نسخة عن جواز السفر وتصريح الإقامة.
- ذوي الدخل المحدود، يمكنهم ارفاق نسخة من ورقة السكن الاجتماعي (WBS)؛ أي وثيقة اثبات الأحقية لاستئجار مساكن مدعومة من الدولة. يمكن معرفة المزيد عن هذه الوثيقة في قسم "WBS".
يجب إعداد هذه الوثائق وطباعتها ووضعها في مجلد، كذلك تحضيرها كملف (PDF) ليتم إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني. بعض أصحاب العقارات يتوقعون تسليم المستندات مباشرة خلال العرض والكشف على الشقة – بعض المُلاك أو الشركات يطلبون ارسال الأوراق عن طريق البريد الإلكتروني، في هذه الحالة، يجب أرسال المستندات الضرورية إلى العنوان المحدد في أسرع وقت ممكن، حيث يفضل المُلاّك عادة اختيار المستأجر الأول الذي يستوفي المتطلبات.
ملاحظة: يمكن زيادة فرص الحصول على الشقة، بإضافة رسالة في مقدمة الطلب - في هذه الرسالة يمكن كتابة سيرة ذاتية مختصرة، وشرح مختصر عن أفراد العائلة في حال وجود عائلة. وشرح وضع الحياة في ألمانيا ووصف خطط المستقبل (مثلاً، من المفيد ذكر إن كان الشخص ينوي اجراء تدريباً مهنياً أو التقديم للحصول على شهادة جامعية. الأشخاص الذين لا يتحدثون اللغة الألمانية بشكل جيد، من المستحسن إعطاء تفاصيل الاتصال الخاصة بصديق يتحدث الألمانية لإجراء مزيد من الاتصالات السابقة للتعاقد. يساور العديد من أصحاب العقارات القلق من أنهم قد لا يكونوا قادرين على التواصل مع المستأجرين الذين لا يتحدثون الألمانية في حالة حدوث مشكلة؛ هذا هو السبب في أن صديق يتحدث الألمانية يمكن أن يكون مفيدا جداً.